Как идеально провести праздник: 7 важных советов по организации от эксперта

Организация праздника — будь то свадьба, юбилей, день рождения или любое другое мероприятие — это процесс, к которому начинают готовиться заранее. Копить, планировать затраты, искать подходящие локации, ведь так хочется, чтобы все прошло идеально и оставило самые приятные впечатления.

Чтобы облегчить вам задачу, мы обратились за советами к экспертам заведения Zafferano Loft, принадлежащего ресторанной группе Эмина Агаларова (Restaurants by Emin Agalarov). Они составили чек-лист того, что обязательно стоит сделать, планируя проведение праздника.

Расчет бюджета

Важно понять, какую сумму на организацию торжества вы собираетесь потратить. От этого будет зависеть многое — масштаб мероприятия и другие его составляющие. Итак, из чего же может состоять бюджет, когда дело касается выбора площадки для проведения праздника:

1. Аренда зала, отдельных зон и локаций или всей площадки;

2. Меню и алкогольные напитки;

3. Трансфер гостей (до площадки и обратно);

4. Проживание (если речь об отеле или загородной усадьбе, в которой вы, к примеру, решили отметить свадьбу);

5. Страховые и прочие взносы (в случае организации пиротехнических шоу и пр.);

6. Отступные в случае, если площадка предоставляет эксклюзивные услуги (например, декораторов, техническое сопровождение), а вы заинтересованы в работе собственных подрядчиков;

7. Возможны дополнительные платежи, связанные с клинингом, охраной;

8. Дополнительные платежи, связанные с удобством организации мероприятия: например, электроподключение, организация гримерных комнат, достаточное количество туалетов;

9. В случае организации мероприятия в шатрах: тепловые пушки или система кондиционирования;

10. Стоимость продления или дополнительного время на монтаж/демонтаж.

Выбор времени года

Выбор времени года, месяца и даже дня может существенно влиять на стоимость вашего банкета. Конечно, если вы планируете отметить день рождения, этот пункт неактуален (уже все решено), а вот если вы выбираете дату для проведения свадьбы — этот фактор обязательно стоит учесть.

Есть высокий сезон: с июня по август, а так же отдельные числа, пользующиеся особым спросом: Красная горка, «красивые» даты. Однако, можно рассчитывать на существенные скидки в непопулярные дни недели, например, с понедельника по четверг. В эти дни можно рассчитывать на существенную скидку, до 20% от стоимости меню или аренды.

Точное количество гостей

Сделайте предварительный подсчет гостей, чтобы у вас сформировалась цифра +/-10-15%. Это необходимо при поиске площадки и формировании общего бюджета, так как меню в большинстве случаев рассчитывается именно на одного гостя.

Выбор места для проведения праздника

Определите, где территориально вы хотели бы организовать праздник:

• Рестораны в центре города обычно ограниченны территорией, и несколько дороже, чем те, которые ближе к окраинам, однако существенное преимущество — транспортная доступность.

• Площадки ближе к окраине — более демократичны по цене, могут быть просторнее и располагать территорией, что можно использовать при планировании пространства торжества.

• Если вы планируете торжество на природе, то стоит подумать о территории парков и усадеб — в городе, или загородных ресторанах и отелях за пределами города. Бюджет будет существенно выше, нежели на торжество в ресторане, так как будут дополнительные расходы, связанные с логистикой, декором.

• Если вы хотите организовать праздник в лофте, то будьте готовы к дополнительным затратам, связанным с декором и организацией кейтерингового обслуживания.

• Если есть желание провести торжество за городом и в приватной обстановке, то можно рассмотреть вариант аренды коттеджа. Однако не стоит рассчитывать, что он, пусть даже для камерного торжества, окажется более доступным, чем отель. Аренда коттеджа в сезон, варьируется от 50 до 200 тыс. руб. в выходные дни. Кроме этого, заранее будьте готовы к затратам на кейтеринг, декор, логистику.

Совет: если вы рассматриваете загородные площадки и хотели бы отвести на торжество целые выходные, подумайте о заведениях, расположенных на границе области. Для ваших гостей можно организовать проживание, а банкет будет существенно дешевле. В целом, при том же бюджете, можно сделать более насыщенную программу, включающую, кроме банкета, еще и отдых.

Требования к площадке

• Стиль оформления (светлый/темный, панорамный, лофт, современный, национальный и т.д.);

• Количество залов;

• Наличие площадки для выездной регистрации (если речь о свадьбе);

• Транспортная доступность;

• Наличие парковки;

• Наличие площадки для фейерверка и пиро-шоу.

Естественно, от вышеупомянутых факторов будет зависить и стоимость проведения вашего торжества. Потому обязательно заранее стоит все учесть.

Выбор типа меню

В основном, выбирают меню, которое будет понятно всем гостям: европейская кухня, русская, или национальная, если речь идет о таковых торжествах. Однако, есть типы меню, которые будут накладывать ограничения на поиск площадки, а в некоторых случаях, существенно удорожать бюджет. Например, кошерная кухня, или халяль.

Помощь в поиске площадки