Телефонный этикет

Общие правила

Какой бы телефон вы ни использовали для деловых переговоров, мобильный, рабочий или домашний, есть несколько общих правил, которые стоит соблюдать всегда.

>Представляться. Особенно это важно при первом звонке, и в этом случае обычно называют имя, фамилию, должность и название компании. При дальнейших звонках, когда контакт установлен, можно называть только имя и фамилию. Не стоит рассчитывать, что вас узнают по голосу – у вашего абонента может быть масса деловых звонков от девушек с приятным сопрано.

Говорить кратко. Долгие телефонные переговоры уместны с мамой или подружками. Когда вы звоните по деловому вопросу, старайтесь говорить кратко, только по существу вопроса. Если вы точно знаете, что разговор затянется, предупредите об этом и узнайте, удобно ли вашему абоненту именно сейчас вести длинные разговоры. Если нет, то вполне естественным будет спросить, когда он сможет уделить вам время.

Время ожидания. Правилами этикета регламентируется даже количество гудков, которое вы должны прослушать, прежде чем убедиться, что никто вам не ответит: не менее четырех (чтобы человек на другом конце провода успел подойти к телефону), но не более десяти, чтобы не отвлекать его или окружающих его людей телефонными трелями. Вспомните каково вам, когда кто-нибудь из коллег забывает телефон на столе и вам приходится прослушать целиком песенку про «розовые розы», прежде чем на другом конце поймут, что ответа не будет?

Конец разговора. Принято, что разговор заканчивает тот, кто его начал. То есть, если звоните вы, вы и должны первой попрощаться. Если позвонили вам, придется либо ждать, когда попрощаются с вами, либо извиниться и попросить позвонить позднее.

Рабочий телефон

В подавляющем большинстве современных офисов ваш звонок сначала поступает на ресепшн, а затем секретарь по внутреннему номеру соединяет вас с нужным человеком. Соответственно, прежде чем начать разговор с нужным человеком, вам придется пообщаться с секретарем. Исходя из этого и строятся правила общения по рабочему телефону.

Общаясь с секретарем на ресепшн, бессмысленно представляться полностью и излагать суть вопроса. Задача секретаря – быстро соединить вас с нужным человеком и ответить на следующий звонок. Поэтому, разговаривая с секретарем или оператором call-центра, в первую очередь, скажите, кто вам нужен. Дальше, если секретарь сочтет это необходимым, он сам попросит вас представиться.

Если вы звоните не конкретному человеку, а, скажем, абстрактному бренд-менеджеру или в отдел персонала, так и скажите об этом секретарю. Он сам соединит вас с нужным человеком. Правда, в этом случае правила вежливости требуют поинтересоваться у секретаря, как этого человека зовут, чтобы, соединившись с ним, сразу обращаться к нему по имени.

Разговор с нужным вам человеком как раз нужно начинать с представления, считают специалисты по деловому этикету. Правила те же: ваше имя, должность, название компании (в некоторых случаях, если компания не слишком известна, имеет смысл сказать, чем она занимается) и очень кратко суть вопроса.

Мобильный телефон

Основной смысл мобильного телефона – быть всегда на связи. Это с одной стороны. С другой – его наличие вовсе не предполагает, что его владелец готов обсуждать рабочие вопросы круглые сутки. Этикет в этом случае позволит найти золотую середину.

Первое правило вежливого человека с мобильным – спросить, удобно ли разговаривать его собеседнику. А вдруг вы застали его в… неподходящий момент (причину здесь предлагаем придумать самостоятельно)? Но, наверное, все же не стоит утрировать и выпаливать в трубку: «Алле-здрасьте-можете-говорить?» на одном дыхании. Если ваш абонент взял трубку, значит готов потратить минуту на разговор. Если он ответит вам, что говорить не может, поинтересуйтесь, когда у него будет на это время и перезвоните в точности в обозначенный час.

Старайтесь не звонить на мобильный по деловым вопросам вне рабочего времени. Рабочий день закончен, и ваш абонент вправе рассчитывать на законный отдых. Если все-таки дело срочное, рекомендуется начать разговор с извинений, что побеспокоили его во внерабочее время.

Совет не вести долгих разговоров по телефону в случае мобильной связи особенно актуален. Звоня на мобильный, вы не знаете, где и в какой ситуации застали своего абонента. Даже если ему удобно с вами разговаривать, ситуация вокруг него может измениться в любой момент, поэтому разговор лучше не затягивать.