Не перебарщивать с голосовыми и другие правила переписки в мессенджерах

Формула делового общения

Классическая формула делового общения при первичном знакомстве (т.е. когда  человек на том конце вас не знает и по умолчанию относится к вам как к «спаму») в мессенджере состоит из 4 частей:

• приветствие (обращение по имени повысит интерес к вашему сообщению);

• представление (коротко, кто вы и откуда знаете оппонента);

• комплимент (только, пожалуйста, не льстите и не переборщите с оценочными, типа «блестящий», «великолепный»);

• вопрос (спросите, интересно ли ваше предложение).

Например: «Андрей, добрый день! Меня зовут Алина, я представляю компанию „имя“. На прошлой неделе участвовала в вашем мастер-классе. Очень понравились ваши идеи о пользе и эффективности краткосрочного обучения и применения знаний на практике. Хотели бы предложить выступить для нашей ЦА, на мероприятии, 18 ноября в „Москва-Сити“. Скажите, вам было бы это интересно?»

Всегда пишите максимально конкретно, не растекайтесь по древу и не используйте штампы «хотел бы предложить взаимовыгодное сотрудничество». Во-первых, люди уже привыкли к тому, что за этими словами стоит что-то совершенно не взаимовыгодное. Во-вторых, когда вы предлагаете что-то не конкретное, создается впечатление, что вы сами не знаете, чего хотите и как бы предлагаете оппоненту решить за вас.

Пока вам не ответили «ОК!» или «Да, интересно!» на подобное сообщение, нельзя высылать никакой подробной информации, пресс-релизов, договоров, маркетинг-китов, т.е. не стоит закидывать непрошенными файлами собеседника. Сначала важно спросить, нужно ли ему это. Если да, спросите, куда отправить подробную информацию (на электронную почту, Telegram или др.)

Рабочее время — это когда ты работаешь

Написать или ответить в мессенджерах можно в любое время. В этом и заключается их главное преимущество. Сегодня настолько легко можно устанавливать деловое общение с коллегами и партнерами из других стран, что временные рамки такого общения из-за часовых поясов сильно размазались.

Любой может поставить телефон на «беззвучку» в часы, когда отдыхает, поэтому зачастую сообщения в стиле «у меня идея» вы можете получить и в 5 утра. Ну, что поделать, если идея пришла в такое время. Но! Не придерживаться режима, не соблюдать элементарного баланса между жизнью и работой и находиться круглосуточно в рабочем режиме может быть очень вредно для вашего здоровья.

Поэтому лучше придерживайтесь общепринятого рабочего времени: с 9:00 до 19:00. С партнерами на другом конце планеты можно оговорить индивидуальное время созвонов, например, 8 утра или 8 вечера.

Формулируйте мысли кратко, емко и не спамьте

Если вы пишете сообщение клиенту, коллеге или руководителю, помните простое правило: одно предложение — одна мысль. Разбейте текст на 2-3 коротких сообщения по смыслу. И не ходите вокруг да около. Вопросы, не относящиеся к делу, например, «как дела», «как погода», будут раздражать. Сразу скажите, чего хотите.

Не пытайтесь уместить все смыслы в одно сообщение, как это делают, например, рассыльщики спама в директе Instgram. На такие сообщения очень быстро формируется защитная реакция: удалить, архивировать, заблокировать. Вряд ли это то, на что вы рассчитываете. И чем более востребованному человеку вы пишете, тем выше вероятность получить бан на автомате.

Сохраняйте логическую цепочку сообщений

Не заставляйте людей делать лишнюю работу: упрощайте путь к получению информации. Если вы общаетесь в рабочем чате, где более двух человек, и отвечаете на недавний вопрос (или обновляете информацию по нему), то делайте это через опцию «Ответить».

Заботьтесь об удобстве тех, с кем вы общаетесь в мессенджере, даже если вы дополняете свое собственное сообщение. Так человек увидит не ваш «голый» ответ на вчерашний-позавчерашний вопрос, а связку — «вопрос — ваш ответ». И логическая цепочка восстановится.

Избегайте офтопов

Если вы в рабочем чате, дважды подумайте, следует ли туда писать сообщения, не связанные с темой проекта. Это может вызывать как минимум недоумение ваших коллег. Все личные вопросы лучше решать один на один, а контент, находящийся за пределами бизнес-общения, будет отвлекать сотрудников и коллег.

Придерживайтесь субординации в голосовых сообщениях

Голосовые сообщения плотно вошли в нашу жизнь. Несмотря на то, что многие считают запись голосовых корпоративным раздражителем, у них все же есть масса преимуществ перед текстовыми сообщениями. Человеческий голос позволяет гораздо более точно передать настроение, эмоции, оттенки. Мы «считываем» друг друга по голосу, понимаем, насколько настроен, дружелюбен, уверен в себе или раздражен собеседник. Это дает гораздо больше вариантов для маневров при общении.

Преимущество голосовых еще и в том, что они помогают сформировать доверие к себе. Вот почему так распространена запись голосового сообщения от спикера или руководителя. Этот голос не только узнаваем, он имеет совершенно другое влияние на людей, создает иллюзию близости.

Злоупотребление голосовыми: слишком большое количество, затянуто (когда вы начинаете «мычать» в трубку) и не по делу, могут привести к тому, что ваши голосовые просто перестанут слушать.

Если вам отправляют голосовые и вы не можете их не прослушать, потому что это сообщение от клиента или руководителя, воспользуйтесь функцией ускоренного прослушивания. Сегодня такая функция есть в WhatsApp и Telegram, очень сильно помогает сэкономить время. Важно придерживаться субординации при отправке голосовых. Вряд ли ваш руководитель оценит, если вы отправите ему 5-6 голосовых с своими размышлениями вместо короткого отчета.

Правда, у голосовых есть существенный минус — невозможно найти нужное сообщение по слову или фразе через функцию «Поиск». Это неудобно, особенно если речь идет о рабочем чате с множеством участников.